「怎麼樣做出好的投影片呢?」前陣子po了一些銷售簡報相關的文章,有次吃飯朋友聊天時這樣問我。面對這個問題,我開始思考:「什麼是好的投影片呢?」。對於一些大神而言,投影片就像畫布,隨便截取一張,都能變成戶外廣告,對另一些大神而言,投影片就像插畫書,充滿金句加圖畫搭配出意境,讓人隨之歡樂掉淚。這樣的神乎奇技!基本上我們凡人想做也做不到。在時間壓力及設計才能有限下,我們如何改善自己的投影片呢?這裡分享個人常用一個心法和兩個檢視點
一份「對聽眾的體貼」
要做一份好的商務ppt,最重要的核心概念,不是美工、也不是動畫設計,而是擁有「一份對於聽眾的體貼」。簡單來說,投影片做出來,不是給自己看的,而是給聽眾看了。
剛開始學做投影片時,總是從自己的角度出發,我要呈現那些資料,要講那些訊息,要放那些圖表。但隨著經驗漸豐,我做投影片時,開始嘗試著換一個視角,「聽眾看到了什麼?」「他們看到這些文字,看到這些圖象,會更瞭解我說的話嗎?」當我嘗試著換到聽眾的視角回頭來看自己的投影片,驚訝的發現一件事!在最基本投影片的功能上,自己有許多常用投影片根本是不合格、甚至是沒有用的。為什麼這樣說呢?從一個體貼聽眾的角度出發,我認為投影片要發揮效益,至少需要兩個條件:
看的見:「每一個投影片元素,讓最後一排的人看的見」
「投影片是要給聽眾看的!」「投影片是要給聽眾看的!」「投影片是要給聽眾看的!」但我驚訝的發現,手邊許多投影片,裡面的圖表、文字聽眾常常都是看不見的!
「不好意思!這張投影片字比較小,我幫大家唸一下!」有聽過這句話嗎?有時資料沒整理確實,在台上講出這句話,心裡總是十分不好意思。簡報的字太小,這件事不是早就知道了嗎?像這樣的PPT就是沒有體貼聽眾,既然講者都知道聽眾看不見,為何不換個方式呈現呢?例如簡單的把圖與字放大,或把單張投影片資訊減量。想到這裡,就覺的自己很好笑!過去幾年,常放一堆聽眾看不見的資訊在牆上,除了安慰自己有準備很多資料外,投影片對這場簡報而言,似乎失去該有的功能及意義。
「每一個元素,讓最後一排的人看的見」近期因為講的場子越來越多人,盡可能檢視自己的投影片,希望不論每一個圖、每一個字都能夠清楚的傳遞給每個聽眾,並輔助他們理解我的話。
找的到:「不用光筆,聽眾找的到重點」
過去在分析一些投資市場,常會一次把二、三張圖片放在同一張投影片上。有時怕訊息不夠,就填了一堆說明文字。又怕畫面太空白,加了一些沒必要的圖,把畫搞的五顏六色,顯示自己做投影片做的很用心活潑。真正上台時,拿著雷射投影筆,在投影片上指來指去,有時還會轉圈圈,叫聽眾看左邊,看右邊的。後來發現,這也是不體貼聽眾的表現。
觀摩蘋果賈伯斯的簡報、小米雷軍的簡報、棰子手機羅永浩的簡報,基本上不會有雷射筆這種東西出現的,每一張投影片一出現,不只吸引人的目光,更能讓人立刻跟上講者的腳步與節奏。一頁一重點、設定動畫依序出現,都是常用的方式。在投影片一出現,就能讓聽眾知道想講的重點方向,而不是看著一堆線圖資料,卻茫茫找不到重點。
投影片的製作技巧,對美觀的追求,都無止盡,但在設計能力及時間壓力底下,想做出有效果的投影片,讓投影片能達到輔助講者的效果,擁有一份對聽眾的體貼,讓每一張投影片的每個元素,都能被所有的聽眾看見,讓每一張投影片一出現,聽眾就能快速的掌握重點!是我們每立刻就能做到的事!
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