轉載自:PPT研究院
微信號:pptman
喜歡把PPT當Word用的小夥伴,過來學一下吧!
在職場中,很多人習慣先將內容在Word文檔中編輯好,然後找PPT模板套進去。
于是,很多人就練就了的“二指禪”:Ctrl+C 、Ctrl+V!如果Word文檔不長還好,但如果是數十頁或者上百頁呢?還要拿PPT當Word用?
下面分享“一招搞定Word文檔轉PPT”的方法。
Word、Powerpoint、Excel作爲微軟office的核心主打産品,其實他們之間內部是有“通道”的!要想實現一鍵轉換,就必須知道這個“通道”的入口!
這個“通道”就是word文檔裏面的【發送到Microsoft Powerpoint】,和Powerpoint裏面的【幻燈片(從大綱)】
。


一、調出【發送到Microsoft Powerpoint】
打開word【文件】→【選項】→【快速訪問工具欄】→【不在功能區的命令】→【發送到Microsoft Powerpoint】→【添加】→【確定】,將其添加到快速訪問工具欄中。


二、精簡文檔,幷設置Word文檔大綱層級
比如,下面是一份一萬多字的word文檔,首先要精簡文檔內容,幷梳理梳理一下文檔的邏輯關係,僅保留最主要的部分即可。

設置文檔的大綱層級,選中文字/段落,點擊“標題1”,該文字就轉化爲PPT中的標題部分;選中文字/段落,點擊“標題2”,該文字將轉化爲PPT的內容部分,幷與上一個標題文字出現在同一頁中。

調整完以後,打開word文檔的【導航窗格】看到的就是這樣的效果。

大綱這裏需要注意一下的就是:
1、word文檔中的一級標題(標題一)就作爲PPT中的標題;
2、word文檔中的二級標題(標題二)就作爲PPT該頁中的內容;
3、未選擇樣式的文字是不會轉到PPT中的。

點擊word文檔快速訪問工具欄中的【發送到Microsoft Powerpoint】,就可以完成word文檔到PPT轉換得到如下的效果:

其實,word文檔文字的層次設置好以後,可以直接從PPT中導入,【新建幻燈片】→【從幻燈片(大綱)】→【文件】,最終轉換的成果是一樣的。

接下來就是對這個樸“素”的PPT進行快速的美化工作,可以套用PPT自帶的主題樣式。

隨便套用一個看看效果,感覺也還不錯(采用不同的主題,文字等細節需要微微調整)。

既然這麽方便,其他主題樣式也試試看。

設計好封面樣式以後,文字基本都是默認樣式,有沒有辦法進行批處理呢?
下面教大家一個調整文字字體、顔色、行間距等的批處理方法!
- 文字批處理
點擊【視圖】→【大綱視圖】,可以發現所有文字都以大綱的形式呈現。

可以全選(Ctrl+A),也可以部分選取文字(按住Ctrl選擇),然後統一設置“字體”、“顔色”、“大小”、“行間距”等。比如,我給所有的正文文字設置“微軟雅黑”、字號爲24、顔色爲黑色、行間距爲1.3倍。

大段文字還可以實現單獨成頁(右擊,升級),或者跨頁移動位置(選中文字,直接拖動)。

如果文字過多,單獨選文字嫌麻煩,可以用系統的“替換字體”來解决,【開始】→【替換】→【替換字體】

如果是先將光標停在某個文本框內的時候再打開【替換字體】的對話框時,替換字體一欄就爲該文本框的字體下拉爲該文檔所用字體,“替換爲”的下拉爲系統所有字體。

總結:
面對Word長文檔,提升效率最關鍵,多學點用系統的方法解决是高效製作的捷徑。比如上面長文檔轉換過來後,對于大段的內頁文字可以采用smartart來快捷製作,篇幅所限,下期我們介紹smartart的使用。
後臺回復【Word天】可獲得以上PPT及Word文檔源文件。
以上爲本期內容,下期見!
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