作者：蕭立群 本文於 www.salesppt.com 首發，歡迎轉載分享
「我每次準備簡報，坐在電腦前大半天，連一張PPT都生不出來，怎麼可能還去篩選資料。你分享簡報那三個圈，根本何不食肉糜嘛！！」針對上篇文章簡報的三個黃金圈，一位好朋友很直接跟我回饋！
如何準備一場自助旅行？
「廢話！我上個月才去日本自助玩回來，問這個幹嘛？」朋友回我
「那你先跟我講怎麼準備自助旅行，我再教你準備簡報！」我繼續說
「很簡單啊！第一就先列出自己之前就想去的點，然後上網查相關資料。如果你要去日本，我可以介紹幾個不錯的部落格給你，寫的很詳細。」朋友熱心的回答
「那你會去問別人嗎？」我繼續問
「當然會啊！部落格有時難免有旅行社業配文，而且跟實際去過的朋友聊聊，常常有不一樣的小發現！」朋友想起準備的過程，感覺還蠻開心的
「除了上網問人，你還會看旅遊書嗎？」我還在問
「還是要耶！我出發前去誠品買了兩本帶著，蠻有幫助的。」朋友回我
「問這麼多。你要跟我講準備簡報了嗎？」朋友試著把話題拉回來
「最後一個問題就好！」我拿出旁邊的白紙和筆，放在朋友面前。
「我也想去日本，你可以不查資料，在紙上幫我規劃一下，去日本的行程嗎？」我看著他說
「沒查資料，拿白紙和筆怎麼規劃行程！」朋友瞪我一下
「是呀！只有白紙和筆，沒辦法規劃好行程！坐在電腦前，面對空白的PPT，怎麼做出好簡報？」我回他
投影片，是簡報最後一件事
談到自助旅行，我們都會這樣準備，上網收集資料，請教去過的人，閱讀相關書籍收集大量資料之後，從中選出想去的景點，再依適合的路徑，在有限的時間內安排出旅程，最後再把行程寫下來，這樣一個簡單不過的道理，我卻摸索了好幾年，才慢慢體會它的重要。
剛開始準備簡報，總是直覺性的打開電腦，對著空白的頭影片開始一頁一頁準備。後來跟一些前輩聊天，才發現製作投影片，應該是過程中的最後一件事。而這個看似不起眼的順序，卻相當程度影響了我準備簡報的效率與品質。就像沒有豐富資料、想法，就開始在紙上規劃行程一樣，我過去曾碰到下列問題：
一：毫無方向：面對不熟悉的城市，一般人可能根本不知去那裡。製作簡報，我也有類似經驗，針對不熟悉的主題，曾坐在電腦前想半天，進度卻龜速。
二：泛泛之言：日本要去那裡玩？ 如果沒有大量收集資料或經驗，腦中浮現的可能就是東京迪士尼、京都清水寺等，一些想當然爾的景點。之於簡報，當年望著看著空白的PPT，我想破腦袋瓜，總也只能想出些無新意的觀點。
三：路徑不可行：列出好幾個喜歡的景點，卻發現交通方式或路程根本無法完成。簡報也一樣，常常前面做完了，開始做後面的投影片，卻發現前後邏輯串不起來，甚至有些矛盾，如同交通無法到達的景點，只好含淚砍掉花了心血完成的投影片。
隨著經驗增長，慢慢學會調整順準備的順序，現在面對一份新的簡報，我會有幾個基本流程：
一：收集資料：第一時間檢視手邊既有的資料，並以簡報目的為核心多收集相關的訊息，
如果套用上一篇文章簡報黃金圈的概念，準備簡報的第一步，就是先擴大第一個圈圈的範圍
二：篩選點子：選出與點子故事，並形成初步的想法後，再與人討論些想法的可行性，讓自己有更多的篩選空間，甚至讓不同的點子間起化學反應，創造一些意想不到的新梗，
三：形成邏輯順序：每個單獨的故事亮點，仍需適當的排列組合，才能有邏輯性的表達並緊扣簡報的目的。
四：製作投影片：投影片，是講者溝通想法或展示資料的輔助工具，一定是先有資料想法，才能製作合適的投影片。
以收集資料為始，製作投影片為終，改變準備流程後，我花在調校投影片的時間，比以前少了。但更多的思考，讓我的視野更廣闊，視角也更多元，簡報品質也進一步提升。
回到開頭朋友的問題，「坐在電腦前大半天，連一張PPT都生不出來」，
我給的回饋就是，
「別管投影片了！想想如何自助旅行，先準備好資料和想法吧！」
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