首發:www.salespeech.com 作者:銷售簡報教練坊 蕭立群文章歡迎轉傳轉載分享,亦可自行於內部訓練使用。
講者與聽眾,是一種什麼樣的關係?
剛開始上臺的時候,我對這個問題的答案,更傾向是一種「施與受」、「上與下」的關係,在我腦中浮現有關於「演說」、「簡報」的記憶,就是學生時代,校長站在臺上,台下烏鴉鴉一片學生靜靜的聽。
隨著經驗增加,我更傾向於這樣回答,簡報更像是一種「雙人舞」的關係
隨著經驗增加,我更傾向於這樣回答,簡報更像是一種「雙人舞」的關係
是一種更為平等、彼此尊重的關係,在雙人舞中,常有一方跳的好、一方跳的差些。而跳的好那一方,要能夠引導與帶領你的舞伴,而跳的比較差的那一方也要能夠用心體會引導,並努力跟上節奏,如此才能一同享受音樂的旋律與樂趣。而身為一個講者,越願意理解聽眾,進行引導,通常簡報的效果也越好。
其實我們很難理解「足夠」
開玩笑的說,許多人跟枕邊人,睡了一輩子,也不敢說自己「足夠」瞭解對方,那講者該怎麼做呢?
理論上理解越多越深越好,但問題是講者時間有限,在很多場合,主辦方甚至在上臺前根本沒有提供聽眾的背景資訊,或者來的人跟之前講的差很多,那怎麼辦呢?
這邊提供一個解方,善用「科技黑箱」。一般聽到黑箱這兩個字,總會想到黑箱作業,似乎有負面意義,但其實我更喜歡的是在科學上的定義:
維基百科這樣定義:「黑箱,指一個只知道輸入輸出關係而不知道內部結構的系統或設備」
就拿手機當例子吧!我們都知道
- 「按下電源鍵」-> 「手機會開機」
- 「滑手機」-> 「螢幕畫面會移動」
至於開機與螢幕移動背後的複雜軟硬體原理,大部分人很難理解,也沒興趣、沒必要理解。其實黑箱充滿在我們的生活中,我們只需知道,踩了油門車子會跑,打開水龍頭有水,插上插座有電,冰箱能冰食物,微波爐能加熱。
換句話說,用黑箱的方式與世界互動,本來就是渾然天成的習慣。將這種黑箱的概念,結合上一篇文章,知識的分層拆解,融入我們的溝通當中,其實是個重要的技巧。接下來我想分享十年前
一個工程師,讓我學到的分層表達
「鈴!鈴!」,宿舍的電話響了,睡眼惺忪的看一下鐘,早上7:20,心想:「那個冒失鬼呀!」
電話一接起來:「我的電腦壞了!幫我看一下啦!報告來不及了!」,身為一個好人男人,一大早被女同學吵起來修電腦,似乎也是很正常的事!
電腦抱回來宿舍,試了試一下子也找不出問題,等附近的電腦公司開了,陪女同學一起把電腦又抱了去修。
只見那店裡工程師,熟練的看了windows 系統的一些監測軟體,又把電腦拆開,依序測試了硬體零件。不一會,轉頭跟女同學說:「電源供應器出了問題,幫妳換新電腦就好了!」,
女同學高興的回答:「那你馬上幫我換,我還要趕報告。」
我好奇的問工程師:「為什麼電源供應器出問題,電腦會當呢?」,他開始跟我解釋一些,主機板、CPU、RAM需要電源穩定的基本原理。
解釋到一段落,工程師一轉頭,跟他同事說了一串,聽不懂的句子,大意是這樣:「客人電源供應器的xxx壞了,幫我拿 xxx 過來,要xxx的規格喲!不然主機板的 xxx又會xxx,待會換完再做一下xxx測試,應該要再十分鐘!」,只見他同事回答:「沒問題,馬上幫你拿!」,wow!他們神奇的用外星話順利完成溝通。
後來回想,工程師上面針三個人的簡單對話,其實就已經包涵了利用黑箱,將專業分層溝通的概念。
對女同學而言,電腦本身就是一個大黑箱,不需要、也不想要了解裡面的原理,只要能用就好,工程師跟他溝通的重點就是:「換零件,回家開機就可以正常使用了!」
後來回想,工程師上面針三個人的簡單對話,其實就已經包涵了利用黑箱,將專業分層溝通的概念。
對女同學而言,電腦本身就是一個大黑箱,不需要、也不想要了解裡面的原理,只要能用就好,工程師跟他溝通的重點就是:「換零件,回家開機就可以正常使用了!」
對我而言,對運作原理有興趣,他開始進行知識拆分,CPU、RAM、主機板以及彼此間的關連。對我而言,電腦可以拆分,但CPU、主機板,仍是一個黑箱。
對工程師與同事的對話而言,電腦零件又可更細的拆分,電源供應器分零件、分廠牌、規格,主機也是由更多元件組成。這些已經超過我理解的範圍,聽起來像天文,但他溝通的對像是同事,仍可完整且精準的溝通。
把上面案例化成圖,大致如下:
這位工程師,是個很好示範,在不同等級的聽眾群中,善用不同的黑箱層級來進行良好的溝通,每個人都清楚得到了關注的資訊。當一個講者也一樣,每個聽眾間是存在個體差異的,但對於主講人來說,心中有一個基本的分層圖,就能迅速理解聽眾合適的難易度,甚至在簡報過程中,進行立即性的微調。
從這個角度也可以判斷出講者是否真正掌握主題,在類似的主題上,掌握度高的講者,在會前若能得到較精準的聽眾資訊,能根據聽眾程度打造內容,若無法得到精準資訊,也能根據現場的反應與回饋,立即調整難易度,甚至不惜重複或改變預設的簡報內容。
而對主題掌握度低的講者,通常就如演戲般,不論面對那種聽眾,把所有的內容照一套劇本演完,而缺乏彈性。就如同舞臺上的歌手,音域的變化彈性越大,表現通常越精采。
而對主題掌握度低的講者,通常就如演戲般,不論面對那種聽眾,把所有的內容照一套劇本演完,而缺乏彈性。就如同舞臺上的歌手,音域的變化彈性越大,表現通常越精采。
來一首雙人舞吧
回到開題,我心中一場成功的演說,不應該是一個「上對下」「施與受」的關系,我期許自己,也祝福每位站在台上的講者,能夠足夠深入的理解自己的專業,又能夠調整自己的步伐,與聽眾一起,跳出一隻隻精彩的雙人舞。
延伸閱讀:心理師 林俊成 Jason 簡報便利貼與人類記憶網,好文中也有深度討論類似概念,建議閱讀。
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